Términos y Condiciones de Servicio

1. Definiciones e Interpretación

2. Aceptación de los Términos

2.1. Al crear una Cuenta o utilizar el Servicio, usted (y, si aplica, el Cliente en cuyo nombre actúa) acepta estar legalmente vinculado por estos Términos y por la Política de Privacidad.

2.2. Si no está de acuerdo, no debe utilizar el Servicio.

2.3. Si acepta estos Términos en nombre de un Cliente, declara tener la autoridad para vincularlo.

3. Descripción del Servicio

3.1. Módulos. DocCoreX es una plataforma de inteligencia documental, compuesta por:

• Studio — diseño visual de plantillas y generación de documentos por API, con versionado.
• Vault — repositorio documental: carga, clasificación y extracción de información de documentos mediante inteligencia artificial.
• Messaging — lectura, clasificación y respuesta de correo electrónico y otros canales mediante inteligencia artificial, configurable por el Cliente (ver 3.2).
• Flow — automatización de flujos de trabajo y aprobaciones.
• PartnerHub — gestión de terceros, onboarding y verificación (KYC), con apoyo de inteligencia artificial para resolución y deduplicación de datos.

3.2. Conexión y carga de contenido bajo control del Cliente. Ciertas funcionalidades solo operan sobre contenido que el Cliente decide voluntariamente conectar o cargar, y que puede activar o desactivar en cualquier momento:

• La conexión de buzones de correo al módulo Messaging es opcional y configurable por el Cliente; el procesamiento de correos y adjuntos cesa al desconectar el buzón.
• La carga de archivos a Vault, Studio o PartnerHub es siempre una acción voluntaria del Usuario en representación del Cliente.

Ditempo no accede a fuentes de datos del Cliente que este no haya conectado expresamente.

3.3. Configuraciones sectoriales. Sobre los módulos anteriores, ofrecemos configuraciones especializadas para:

• Financiero — apoyo a procesos de originación de crédito y análisis de flujo de caja.
• Asegurador — apoyo a procesos de suscripción, gestión de pólizas y siniestros.

Estas configuraciones no constituyen asesoría financiera, crediticia, actuarial o de suscripción de riesgos; son herramientas de procesamiento de información. Las decisiones basadas en sus resultados son responsabilidad exclusiva del Cliente.

3.5. Modificaciones al Servicio. Podemos modificar el Servicio con aviso razonable cuando el cambio lo afecte materialmente.

4. Registro y Elegibilidad

4.1. Debe tener al menos 18 años y capacidad legal para contratar.

4.2. El Cliente se compromete a proporcionar información precisa, mantenerla actualizada, y proteger las credenciales de acceso de sus Usuarios.

4.3. El Cliente es responsable de las actividades de todos sus Usuarios bajo la Cuenta, y de notificarnos de inmediato ante cualquier uso no autorizado.

5. Uso Aceptable del Servicio

5.1. El Cliente y sus Usuarios se comprometen a no:

• Utilizar el Servicio para fines ilegales o fraudulentos, incluyendo lavado de activos o financiación del terrorismo.
• Cargar Datos Personales de terceros sin contar con la Autorización correspondiente.
• Violar derechos de propiedad intelectual de terceros.
• Transmitir código malicioso o intentar acceso no autorizado a sistemas.
• Realizar ingeniería inversa del Servicio.
• Sobrecargar o interferir con el funcionamiento del Servicio.
• Revender o sublicenciar el Servicio sin autorización previa por escrito.

Ditempo no monitorea proactivamente el Contenido del Cliente dado el volumen y la naturaleza confidencial de la información procesada. El Cliente es el único responsable de la legalidad del contenido que carga. No obstante, Ditempo se reserva el derecho de: (a) revisar contenido cuando reciba un reporte o indicio razonable de infracción, (b) suspender o eliminar contenido y/o Cuentas que infrinjan esta sección, y (c) cooperar con las autoridades competentes y reportar contenido ilegal cuando la ley lo exija o lo permita.

5.3. El incumplimiento de esta Sección puede resultar en suspensión o terminación inmediata de la Cuenta, sin previo aviso.

6. Planes de Suscripción y Facturación

6.1. Los planes disponibles están descritos en nuestra página de precios.

6.2. Las suscripciones se facturan de forma recurrente y automática según el período contratado. El Cliente autoriza el cargo automático a su método de pago en cada período.

6.3. Los pagos no son reembolsables, salvo que la ley lo exija o a discreción de Ditempo.

6.4. Los precios pueden modificarse con al menos 30 días de anticipación.

6.5. Los precios se indican sin impuestos; el Cliente es responsable de los aplicables.

6.6. El Cliente puede cancelar en cualquier momento; la cancelación es efectiva al final del período en curso.

7. Propiedad Intelectual

7.1. El Servicio, su código, diseño y documentación son propiedad de Ditempo S.A.S.

7.2. Se otorga al Cliente una licencia limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para usar el Servicio para sus fines comerciales legítimos, ejercida a través de sus Usuarios autorizados.

7.3. El Cliente retiene todos los derechos sobre el Contenido del Cliente. Nos otorga una licencia mundial, libre de regalías y no exclusiva para almacenar, procesar y transmitir dicho contenido únicamente para prestar el Servicio.

7.4. Esta licencia no nos autoriza a vender, distribuir o compartir el Contenido del Cliente con terceros, salvo lo estrictamente necesario para prestar el Servicio.

8. Tratamiento de Datos Personales — Asignación de Responsabilidad Contractual

8.1. Ditempo actúa como Responsable del Tratamiento respecto de los datos de Cuenta de sus Clientes y Usuarios directos, y como Encargado del Tratamiento respecto de los Datos Personales de terceros que el Cliente cargue como parte del Contenido del Cliente. Los detalles de cada rol, los derechos de los Titulares y los procedimientos aplicables están descritos en la Política de Privacidad, que forma parte integral de estos Términos.

8.2. Todo Cliente que cargue Datos Personales de terceros al Servicio debe suscribir con Ditempo un Acuerdo de Tratamiento de Datos, conforme al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, y garantiza contar con la Autorización correspondiente de dichos Titulares antes de cargar su información.

9. Garantías y Descargos de Responsabilidad

10. Limitación de Responsabilidad

11. Indemnización

El Cliente acepta indemnizar a Ditempo frente a reclamos de terceros que surjan de: (a) el uso indebido del Servicio por el Cliente o sus Usuarios, (b) el incumplimiento de estos Términos, o (c) el incumplimiento de obligaciones de protección de datos frente a los Titulares cuya información fue cargada al Servicio sin la debida Autorización.

12. Terminación

12.1. El Cliente puede terminar su Cuenta en cualquier momento.

12.2. Podemos suspender o terminar el acceso si el Cliente incumple estos Términos, su uso representa un riesgo de seguridad, no paga las tarifas aplicables, o lo exige la ley.

12.3. Tras la terminación, podemos eliminar el Contenido del Cliente después de 30 días, salvo obligación legal de conservación distinta (ver Política de Privacidad).

13. Modificaciones a los Términos

Notificaremos cambios materiales con al menos 30 días de anticipación a su entrada en vigor.

14. Ley Aplicable y Jurisdicción

14.1. Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia, con independencia del país desde el cual se contrate el Servicio.

14.2. Toda disputa se someterá a la jurisdicción de los jueces competentes de Bogotá, Colombia.

15. Disposiciones Generales

15.1. Estos Términos y la Política de Privacidad constituyen el acuerdo completo entre el Cliente y Ditempo.

15.2. Si alguna disposición se considera inválida, las restantes continúan vigentes.

15.3. El Cliente no puede ceder estos Términos sin nuestro consentimiento previo por escrito.

15.4. No seremos responsables por incumplimientos derivados de fuerza mayor.

16. Contacto